Proaktive Software und das Geschäft der Zukunft

Das Internet hat in Verbindung mit der Weiterentwicklung von Unternehmensinformationen, -prozessen und -kommunikation die Grundlage für einen Wandel in der Unternehmensorganisation geschaffen. Die Unternehmen werden zunehmend modular, tun das, was sie am besten können, und lagern den Rest aus. Das Unternehmen wendet sich zunehmend Aufgabenteams zu, die bei Bedarf zusammengestellt und nach Abschluss der Aufgaben verteilt werden können. Um dies zu erleichtern, werden Verfahren und Systeme zur Verwaltung und Unterstützung von Partnerschaften eingeführt. Das Ergebnis? Neue Möglichkeiten für Telearbeiter und virtuelle Büros, mit einer schlankeren, aufgabenorientierten und letztlich effizienteren Organisation, die im Grunde unbegrenzten Zugang zu Ressourcen und Personal in der ganzen Welt hat.

Das neue Büro der Zukunft

Das Herzstück des neuen Unternehmens ist die virtuelle Firma oder das virtuelle Büro. Das virtuelle Unternehmen kann geografische Grenzen abdecken und eine sofortige und flexible Zusammenarbeit ermöglichen, um Produkte oder Dienstleistungen mit minimalem Aufwand effektiv zu entwickeln. In diesem „Arbeitsplatz der Zukunft“ sind die Mitarbeiter über eine verteilte Infrastruktur miteinander verbunden, die durch Softwareanwendungen zur Unterstützung und Verwaltung der Zusammenarbeit unterstützt wird. Einzelne Mitarbeiter können Daten und Anwendungen über eine große Reichweite gemeinsam nutzen, Informationen aller Art einfach und effizient übermitteln und die Arbeitsgruppe kann sich treffen, um Details und Ansichten auszutauschen, wobei eine Vielzahl verschiedener Techniken zum Einsatz kommt, darunter Videokonferenzen, gemeinsam genutzte Whiteboards, Telekonferenzen, Sofortnachrichten und eine Reihe von asynchronen Korrespondenz- und Mailfunktionen.

Unterstützt wird das Büro der Zukunft durch eine große und wachsende Vielfalt an kollaborativen Softwareanwendungen, die Kommunikation, Aufgabenkoordinierung, gemeinsame Nutzung von Daten und Zugang zu Anwendungen ermöglichen. Die Basis für diese Interaktion ist natürlich das Web, das mit der Einführung von Technologien mit höherer Bandbreite immer schneller geworden ist. Diese großen Pipelines verbessern die Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Always on, anywhere, whenever bietet dem Büro der Zukunft eine Reihe von Vorteilen für Mitarbeiter und Unternehmen. Um einige von ihnen zu skizzieren:

• Wann auch immer – flexible Arbeitszeiten, mit einer verbesserten Zeitplanung für das Unternehmen und einer effizienteren Leistung von Remote-Mitarbeitern.
• Beliebiger Ort – ein vielseitiger Arbeitsplatz, der es ermöglicht, Personen einzusetzen, die zu Hause oder in verschiedenen Teilen des Landes und sogar weltweit arbeiten.
• Beliebige kompetente Arbeitsgruppen – Vielseitigkeit der Projektbesetzung, die es ermöglicht, das verfügbare Personal so effektiv wie möglich zu nutzen,
• Breitere Anwendung von Fachkenntnissen – bestimmte Experten können zu verschiedenen Projekten beitragen, anstatt nur für einen einzigen Vorgang an einem Ort eingesetzt zu werden.
• Amorphe Organisation – es ist möglich, Arbeitsgruppen nach Bedarf zu entwickeln, um brandneue Aufgaben oder neue Unterstützungsaktivitäten zu bewältigen, ohne die mit verschiedenen Zeiten und Orten verbundenen Unruhen.
• Skalierbarkeit und Sicherheit – diese Eigenschaften sind in den modularen Systemen und Netzwerkeinrichtungen enthalten. Module können schnell erweitert oder integriert werden, und Sicherheit ist sowohl für die Politik als auch für die unterstützende IT-Infrastruktur unerlässlich.
• Auswirkungen auf das Management
• Um diese Vorteile zu nutzen, muss das virtuelle Unternehmen sorgfältig geplant werden. Zu den besonderen Anforderungen gehören:
• Die Arbeit der Mitarbeiter muss überwacht werden, was möglicherweise nicht sofort sichtbar ist, da sich die Vorgesetzten nicht am selben Ort oder in derselben Zeitzone befinden.
• Erforderlich ist die Bereitstellung und Aufrechterhaltung einer ausreichenden Kommunikation, bestehend aus einer angemessenen Bandbreite für die erweiterten Kommunikationsanforderungen der Zusammenarbeit und einzigartigen Kommunikationswerkzeugen zur Unterstützung der gemeinsamen Arbeit, ohne dass der Klang der Interaktionsmethoden die nützliche Arbeit überlagert.
• Tools zur Unterstützung des virtuellen Unternehmens, bestehend aus Interaktions- und Managementanwendungen. Managementanforderungen werden typischerweise ignoriert, sind aber das A und O des virtuellen Unternehmens.
• Implementierung der Teile der virtuellen Organisation ohne übermäßige Ausgaben. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und Auswahl der richtigen Systeme. Es gibt keine allgemeingültige Lösung, und welche Einrichtungen auch immer heute funktionieren, sie müssen geändert und an künftige betriebliche Anforderungen angepasst werden und den heutigen Ausgabenplan erfüllen.

Das Management ist ein wesentlicher Bestandteil dieser brandneuen Arbeitsumgebung und trägt dazu bei, alle Teile zusammenzubringen. Management-Tools müssen in der Lage sein, bei der Organisation von Aufgaben zu helfen und sich in die Infrastruktur für die Zusammenarbeit einzufügen. Auf die Koordinationsanwendungen müssen alle Mitarbeiter in den Teams und innerhalb der Organisation zugreifen können. Management-Tools müssen auch zu den Ausgabenplänen der Organisation passen und genügend Flexibilität und Skalierbarkeit bieten, um Projekte unterschiedlicher Größe und Komplexität effektiv zu verwalten, und sie müssen Sicherheitsfunktionen bieten, um sicherzustellen, dass die Regeln der Zusammenarbeit kontrolliert und eingehalten werden. Verteilte Einrichtungen und Anwendungen helfen bei Partnerschaften zwischen Organisationen, bringen jedoch die Notwendigkeit mit sich, dafür zu sorgen, dass der Zugriff auf heikle Informationen nur für die Berechtigten möglich ist.

Abschluss

Die virtuelle Organisation, unterstützt durch Kontroll- und Kooperationsinnovationen, wird immer mehr zu einem sichtbaren Phänomen. In dem Maße, in dem der härtere Wettbewerb uns alle zu größerem Handeln zwingt, wird sie höchstwahrscheinlich an Bedeutung gewinnen, da die Effizienz- und Kostenvorteile immer offensichtlicher werden. Bei niedrigeren Betriebskosten und größerer Effizienz können sich einige von ihnen entscheiden, nicht über die Wahl nachzudenken. Die Verwaltung der virtuellen Organisation ist anspruchsvoller; sie erfordert zuverlässige und verfügbare Unterstützungs- und Kontrollinstrumente. ProWorkflow von ProActive Software kann dazu beitragen, dass die virtuelle Organisation für Ihr Unternehmen zur Realität wird.